نظم رنگی
معرفی راهکار ساده طبقه‌بندی رنگی اطلاعات آنلاین و آرشیو کاغذی برای افزایش نظم و بهره‌وری
یکی از کارهایی که در دسته‌بندی و منظم کردن کارها ازش استفاده می‌کنم استفاده از برچسب‌های رنگی یا به عبارتی color code کردن است. این برچسب‌ها هم در مورد اقلام دیجیتال و هم در مورد آرشیو کاغذی می‌تونه استفاده بشه.
دسته‌بندی‌های اصلی زندگی
اولین گام در دسته‌بندی رنگی، اینه که حوزه‌های اصلی زندگی رو مشخص کنید. مثلا حوزه‌های اصلی کارهای من در زندگی چنین چیزهایی است: شخصی، کاری، داوطلبانه و امثالهم.
حالا به هر کدوم از این دسته‌بندی‌ها یک رنگ اختصاص بدید. مثلاً من برای موارد شخصی، رنگ آبی و برای موارد کاری، رنگ رو قرمز در نظر گرفتم. مرحله بعد اعمال کردن این رنگ‌ها به صورت جدا یا به همراه عنوان در هر جای مرتبطه.
دسته‌بندی‌های رنگی را کجا می‌توان اعمال کرد؟
اجازه بدید این رو هم با چند مثال در مورد تجربه خودم بگم. من این دسته‌بندی‌ها رو حداقل در موارد زیر اعمال کردم:
- سطح سیستم عامل: فایل‌ها و پوشه‌ها رو در مک به کمک این رنگ‌ها دسته‌بندی کردم و با کلیک روی هر عنوان و رنگ امکان مشاهده نمایی از فایل‌ها یا پوشه‌های وابسته که هر کدوم ممکنه در پوشه‌های مختلفی در دیسک باشند فراهمه.
- ایمیل: ایمیل‌های دریافتی رو در این دسته‌بندی‌ها با همون رنگ‌های انتخابی گذاشتم. حتی می‌تونید فیلترهایی روی ایمیل تعریف و اعمال کنید که مثلاً ایمیل‌های دریافتی از شخص خاص یا دارای کلمه کلیدی خاص رو به صورت اتوماتیک برچسب رنگی مورد نظرتون رو بزنه.
- تقویم: در انواع تقویم‌های آنلاین شما می‌تونید چند تقویم داشته باشید و برای هر کدوم رنگ جدا انتخاب کنید. استفاده از این روش کمک می‌کنه وقتی به یک روز نگاه می‌کنید با این تفکیک رنگی، به سرعت متوجه سوئیچ بین حوزه‌های مختلف در طول انجام کارهای برنامه‌ریزی شده برای اون روز بشید.
- نرم‌افزار وظایف: اگر هر نوع ToDo List دارید می‌تونید این دسته‌بندی‌ها رو اون‌جا هم اعمال کنید.
- آرشیو فایل آنلاین: مثلاً اگر از گوگل درایو استفاده می‌کنید می‌تونید پوشه‌هاتون رو که برای آرشیو کردن استفاده می‌کنید با عنوان و رنگ اون حوزه مورد نظر ایجاد کنید.
- آرشیو کاغذی: من برای آرشیو کردن کاغذهایی که ناچار به نگهداری‌شون هستم هم از پوشه‌های رنگی متناسب با نوع محتوای کاغذهای آرشیو شده استفاده می‌کنم. به این ترتیب کاغذهای مربوط به موارد شخصی یا کاری خیلی ساده از هم تفکیک می‌شن.
برچسب‌های رنگی فرعی
گاهی اوقات علاوه بر حوزه‌های اصلی، ممکنه به دلایلی نیاز به برچسب‌های رنگی فرعی در بعضی جاها داشته باشید. مثالی بزنم. من یک برچسب نارنجی رنگ در سطح سیستم عامل دارم که برای مشخص کردن فایل‌ها و پوشه‌هایی است که مهم هستند اما هنوز بکاپ درست ندارند. منظور از بکاپ درست، قانون ۳-۲-۱ است.
نظم رنگی رو امتحان کنید و ببینید آیا براتون مفیده و کمکی می‌کنه؟