چرا جلسات کاری نرم‌افزاری می‌توانند اتلاف وقت باشند و چه کار کنیم که نباشند؟

به عنوان یک توسعه‌دهنده نرم‌افزار ممکن است در زمان کارتان بارها و بارها با جلسات کاری مختلف روبرو باشید: از جلسات تصمیم‌گیری درباره تحلیل نرم‌افزار تا جلسات بررسی روال پیشرفت پروژه‌ها و اگر به جز برنامه‌نویسی در شرکتتان، درگیر مسائل دیگری مثل ارتباط با مشتری باشید ممکن است در جلسات آن‌ها هم شرکت کنید.

قبل از شروع بحث درباره جلسات، لازم است نقل قولی از تام پرستون (موسس گیت هاب) را برایتان بازگو کنم:

در گیت هاب **ما جلسه نداریم،**روز یا ساعت کاری مشخصی نداریم، دنبال ثبت و رهگیری روزهای مرخصی یا بیماری افراد نیستیم، مدیر یا چارت سازمانی نداریم

درباره این روش مدیریتی بعداً در سری نوشته‌های ساختار تیم‌های مدرن نرم‌افزاری بیشتر صحبت می‌کنم.

سوالی که پیش می‌آید این است که این جلسات تا چه اندازه می‌توانند به پیشرفت یا شفاف شدن کارها کمک کنند؟
واقعیت این است که اگر تعداد و زمان جلسات از حد مشخصی بیشتر شوند، عملاً کارایی تیم شما پایین می‌آید چرا که بیشتر از آنکه زمان صرف اجرای کار بکنید صرف برنامه‌ریزی یا تحلیل اجرای کار می‌کنید. برای همین است که در اسکرام،‌ برای جلسات اسکرام روزانه یا برنامه‌ریزی اسپرینت یا جلسات بررسی اسپرینت‌ها تعداد و سقف زمانی در نظر گرفته می‌شود. به جز مساله زمان جلسات و ارتباط آن با کارایی، باید دغدغه اجرایی شدن آن‌ها را هم داشته باشید، در هر جلسه‌ای تعدادی تصمیم گرفته می‌شود که برای نظارت بر اجرای صحیح آن جلسات باید ساز و کاری را تعریف کنید. به خصوص اگر با برنامه‌نویسانی سر و کار دارید که فکر می‌کنند از آسمان بر تیم شما نازل شده‌اند و بهتر از هر کسی می‌دانند چطور کارشان را انجام بدهند!
برای اینکه نوشته طولانی نشود، به جای بیان مستقیم بقیه مواردی که ممکن است جلسات کاری شما را به یک زمان تلف شده تبدیل کنند، در قالب توصیه‌های زیر روش‌هایی که به نتیجه گرفتن از جلسات کمک می‌کنند را با هم بررسی می‌کنیم:

چه کنیم که جلسات کاری ما اتلاف وقت نباشند؟

• زمان جلسه را کنترل کنید. زمان یک جلسه را از قبل مشخص کنید (مثلاً یک ساعت) و به آن پایبند باشید. به شرکت کنندگان در جلسه هم زمان جلسه را اطلاع رسانی‌ کنید.
• دستور جلسه داشته باشید. واقعیت این است که هیچ‌کدام از جلساتی که روی هوا برگزار می‌شوند هیچ‌وقت نتیجه مناسبی برای شرکت/تیم نخواهند داشت. به صورت مشخص، به شرکت کنندگان اعلام کنید که می‌خواهید در چه موردی جلسه داشته باشید.
• صورت‌جلسه داشته باشید. اگر مصوبات و تصمیمات که در طول جلسه گرفته شده را جایی یادداشت نکنید، عملاً برگزار شدن یا نشدن جلسه هیچ فرقی ندارد!
• در بحث‌های جلسه مشارکت کنید. برگزاری جلسه معمولاً برای این نیست که شنونده نظرات دیگران (در قالب یک بیانیه) باشید، جلسه برای این برگزار می‌شود که با همفکری از آن نتیجه‌ای برای بهتر شدن کار حاصل شود.
• جلسات غیرضروری را حذف کنید. لازم نیست در همه جلسات حضور داشته باشید، اگر فکر می‌کنید جلسه ضرورتی ندارد، دلایلتان را برای برگزار کننده توضیح بدهید.
• با آمادگی کامل در جلسه حاضر شوید. بر موضوع جلسه اشراف داشته باشید، اگر قرار باشد در هر جلسه، بخشی از زمان صرف توضیح دادن موضوع جلسه به حاضرین بشود، جلسه از زمانی برای همفکری تبدیل به زمانی برای آموزش و آگاه کردن می‌شود.
• تعداد جلسات را کنترل کنید. به دو شکل این کنترل را اعمال کنید: اول اینکه تعداد جلسات را در یک هفته از عدد مشخصی (بسته به شرایط کارتان) بیشتر نشود، دوم اینکه اگر جلسات با موضوع مشترک و مشخص مثل بررسی پیشرفت پروژه‌ها برگزار می‌کنید به جای اینکه هر ماه یک جلسه 4 ساعته داشته باشید هر هفته یک جلسه 1 ساعته برگزار کنید. البته مراقب باشید این شکستن تایم جلسات باعث نقض غرض نشود.
• پیگیر وضعیت مصوبات جلسات باشید. اگر می‌بینید برگزاری جلسات باعث ایجاد تغییر در شرایط نشده، شاید وقت آن رسیده باشد که به جای جلسه برگزار کردن، مکانیزم نظارت خودتان را تقویت کنید.
• حواستان به شرکت کنندگان کلیدی باشد. اگر جلسه در مورد بررسی وضعیت یک پروژه است و مدیر آن پروژه در جلسه حضور ندارد، جلسه شما بی فایده خواهد بود. در هر جلسه تعدادی (یا همه) شرکت‌کنندگان کلیدی هستند. اگر شرکت کنندگان کلیدی حضور ندارند، جلسه را لغو کنید.
• عوامل بر هم زننده تمرکز را دور کنید. بسته به اهمیت و موضوع جلسه ممکن است بخواهید درب اتاق را ببندید. تلفن را قطع کنید یا از منشی بخواهید که تلفنی را وصل نکند، موبایلتان را خاموش یا ساکت کنید و یا هر عامل حواس پرت‌کن دیگر را در حین برگزاری جلسه از خودتان دور کنید.
• مراقب حاشیه‌ها باشید. در حین برگزاری جلسه، اگر احساس کردید جلسه به بیراهه می‌رود ضمن اعلام مجدد زمان باقیمانده از جلسه، بلافاصله عکس‌العمل نشان بدهید تا حاشیه جلسه از متن آن پررنگ‌تر نشود!

در سری نوشته‌های "ساختار تیم‌های مدرن نرم‌افزار" در خصوص جلسات کاری مجدداً با هم صحبت خواهیم کرد.