راهکارهایی برای افزایش زمان مفید در تیم‌های نرم‌افزاری

هر جایی که امکان اتصال به اینترنت را داشته باشد خواه ناخواه درگیر مشکلاتی در بهره‌وری کارکنان می‌شود. فرقی نمی‌کند که مطالعه سایت‌های خبری باشد یا فعالیت در شبکه‌های اجتماعی یا حتی باز کردن ایمیل‌ها، بخشی از زمانی که می‌تواند صرف کار شود به اینترنت گردی مصرف شده و هدر می‌رود. البته فقط این مساله باعث کاهش راندمان کار و زمان مفید نمی‌شود.
در این شرایط یک سری محدودیت‌ها برای افزایش زمان مفید کار لازم به نظر می‌رسد. در تیم‌های نرم‌افزاری به دلیل ماهیت کار، اینترنت یک ابزار بسیار ضروری است که بدون آن عملاً کار متوقف می‌شود. اما در کنار ضرورت اتصال به اینترنت، ضروری است محدودیت‌هایی هم برای آن در نظر گرفته شود. شخصاً به دلیل حضور در برخی سازمان‌ها و شرکت‌ها که به اینترنت با سرعت بالا دسترسی نامحدود داشته‌اند دیده‌ام که چطور کارکنان (به ویژه آن‌ها که در بخش فناوری اطلاعات حضور دارند) از اینترنت برای دانلود فیلم و سریال استفاده کرده‌اند!

محدودیت‌هایی که در زیر به آن‌ها اشاره می‌کنم را باید از زاویه دیگری نگاه کرد، مثل ترمز اتوموبیل که می‌تواند باعث شود راننده با سرعت بیشتری رانندگی کند و آرش میلانی این موضوع را در این نوشته به خوبی توضیح داده است. این راهکارها در دو حوزه سیاست‌های سازمانی و تصمیمات شخصی مطرح هستند. بدیهی است که می‌شود این راهکارها را بر حسب شرایط کم و زیاد کرد، اما به نظرم عدم وجودشان باعث افت شدید سطح تمرکز برنامه‌نویسان بر روی کار اصلی‌شان خواهد شد.

راهکارهای سازمانی

• محدودیت استفاده از شبکه‌های اجتماعی در شبکه سازمان: می‌توانید این‌طور در نظر بگیرید که یا کلاً شبکه‌های اجتماعی رو در ساعات اداری غیرقابل استفاده کنید یا حداقل اطلاعات دسترسی کاربران به این شبکه‌ها رو لاگ کنید و کسانی که زمان بیشتری به حضور یا فعالیت در این شبکه‌ها اختصاص می‌دهند را به شکل مقتضی اعمال قانون کنید!
• محدودیت در استفاده از سایت‌های خبری و RSS خوان‌ها: بلای جان وقت تیم‌ها! خواندن اخبار هست حالا چه اخبار ورزشی باشد چه سیاسی چه حوادث و چه هر نوع خبر و مطلب دیگر. دلیلش هم کاملاً روشن است، همه سایت‌های خبری وقتی شما یک خبر را می‌خوانید در گوشه و کنار به شما مطالعه اخبار وسوسه کننده دیگری را پیشنهاد می‌کنند. ما یک تجربه موفق در این زمینه داشتیم: قرار گذاشتیم تا مطالعه سایت‌های خبری فقط در زمان ناهار باشد و هر شخصی که مایل بود با گوشی‌ و از طریق اینترنت بیسیم به سایت خبری دلخواه متصل شده و البته دیگران را هم در جریان اخبار بگذارد! این‌طوری زمان بررسی و تحلیل اخبار را با زمان ناهار ترکیب کردیم و زمان تلف شده به خاطر مطالعه اخبار را به حداقل رساندیم.
• استفاده از مدل زمان‌بندی اسکرام حتی اگر از اسکرام استفاده نمی‌کنید: حتی اگر از اسکرام استفاده نمی‌کنید، استفاده از section های زمانی کوتاه (مثلاً 2 هفته‌ای) که مشابه زمان‌های اسپرینت‌های اسکرام هستند برای زمان‌بندی کارا خیلی بهتر از زمان‌بندی‌های گانت چارتی چند ماهه هست. واقعیت این است که در زمان‌بندی‌های بلندمدت شما همیشه با عوامل غیرقابل پیش‌بینی مواجه هستید که زمان‌بندی شما را به شدت تحت تاثیر قرار می‌دهند. پس از اتمام سری‌نوشته‌های فعلی، مباحث دیگری از جمله اسکرام را در قالب سری نوشته‌هایی با شما مطرح خواهم کرد.
  فعلاً صرفنظر از اینکه روش شما برای زمان‌بندی کارهایتان چیست، در نظر داشته باشید که با برنامه‌ریزی برای دوره‌های زمانی کوتاهتر شانس fail را کاهش داده و البته برنامه‌ریزی را کاراتر خواهید کرد.
• کنترل بحث‌های حاشیه‌ای: ما اسمش را گذاشته‌ایم طرح کتابخانه. در طرح کتابخانه شما فرض می‌کنید وقتی به محل کارتان می‌آیید به یک کتابخانه قدم گذاشته‌اید. شما در کتابخانه بلند بلند با دیگران صحبت نمی‌کنید. برای اینکه با یک نفر صحبت کنید، از پشت میزتان وی را صدا نمی‌کنید بلکه بلند می‌شوید و به پشت میز وی می‌روید. با تلفن همراه صحبت نمی‌کنید. وقتی یک نفر سرگرم مطالعه است، با شروع یک مکالمه درباره بازی فوتبال دیشب یا صحبت‌های فلان مقام در تلویزیون حواسش را پرت نمی‌کنید و ... برای افزایش زمان مفید، لازم است تمرکز افراد را بر روی کارشان افزایش بدهیم. یکی از راهکارهای خیلی خوب در این رابطه فراهم کردن یک محیط آرام برای کار کردن است.

راهکارهای شخصی

• محدودیت برای چک کردن ایمیل‌های داخلی و اینترنتی: شخصاً از آن آدم‌هایی بودم که همیشه ایمیل داخلی و جیمیل و ایمیل شرکتی‌ام باز بود و به محض دریافت یک notification درباره ایمیل جدید آن را مطالعه و در موارد بسیاری به آن پاسخ می‌دادم. این کار قاتل تمرکز است و باعث می‌شود زمان مفیدی که برای کارها اختصاص می‌دهید کاهش یابد. با کنترل و محدود کردن چک کردن ایمیل‌ها به افزایش راندمان کاری خودتان کمک کنید.
  مساله فوق در خصوص پیامک‌ها هم صدق می‌کند!
• کنترل وقفه‌ها: در نوشته مربوط به قسمت سوم مهارت‌های کار تیمی نرم‌افزار توضیح دادم که چطور احترام به وقت دیگران باعث افزایش موفقیت تیم می‌شود. اگر به هر دلیل با وقفه‌های فراوانی در کارتان روبرو هستید، سعی کنید آن‌ها را مدیریت کنید. یعنی فرهنگی را ایجاد کنید که دیگران فقط برای کارهای ضروری (force) به شما مراجعه کنند و برای سایر موارد ایمیل بزنند. ساعات مشخصی در روز (مثلاً ظهر که میانه ساعت کاری است) را برای پاسخگویی به درخواست‌های دیگران در نظر بگیرید و از آن‌ها بخواهید موارد غیرضروری که امکان ایمیل‌شان نیست یا سوالات شخصی را در آن ساعات از شما بپرسند.
• پایبندی به برنامه‌ریزی انجام شده: اولویت کارتان را در اجرای کارها طبق زمان‌بندی قرار دهید. اگر به زمان‌بندی‌ها پایبند نباشید زمان از دستتان در می‌رود و به تبع آن زمان تلف شده‌تان بدون آنکه بدانید افزایش پیدا می‌کند.
• تهیه لیست کارهای روز و هفته: صرفنظر از زمان‌بندی انجام شده، یک لیست از کارهایی که در هفته باید انجام بدهید درست کنید و یک لیست روزانه هم از کارهای آن روز. هر کار جدیدی که وارد می‌شود (کارهای غیر زمان‌بندی شده مثل پاسخگویی به یک ایمیل یا اعلام نظر در خصوص یک جلسه کاری و ...) را به انتهای لیست اضافه کنید تا در زمان مقتضی برای آن‌ها برنامه ریزی داشته باشید.

کنترل زمان و افزایش زمان مفید به خصوص آنجا که بحث راهکارهای شخصی به میان می‌آید یک تجربه کاملاً‌ شخصی بوده و نمی‌توان برای همه یک نسخه یکسان پیچید. شما هم اگر راهکاری برای افزایش زمان مفید در تیم‌های نرم‌افزاری به نظرتان می‌رسد آن را از طریق بخش نظرات با من در میان بگذارید.