استفاده از Inbox در زندگی
استفاده من از ایده Inbox در حوزه‌های مختلف زندگی روزمره و آنلاین
یکی از روش‌هایی که آدم‌های مختلف از جمله David Allen برای بهره‌وری بیشتر پیشنهاد می‌دن داشتن Inbox است. جایی که کارها و چیزهایی که نیاز به بررسی و پردازش دارند رو قرار می‌دیم.
واقعیت اینه که ما Inboxهای مختلفی داریم مثلاً ایمیل ما خودش یک Inbox جداگانه داره یا نرم‌افزارهای مختلف دیگه‌ای که ممکنه در طول روز استفاده کنیم. این منحصر به زندگی دیجیتال نیست و در زندگی روزمره هم اتفاق می‌افته.
چند تا کاری که من برای Inboxهای مختلف انجام دادم این‌هاست:
- روی سیستم عامل یک پوشه به نام Inbox دارم و هر فایلی که قراره پردازشی بشه رو اونجا قرار می‌دم و بعد پردازش (انتقال به محل مناسب یا اتمام کار) حذفش می‌کنم.
- پوشه دانلود نرم‌افزارهای مختلف Download Manager و حتی پوشه دانلود پیش‌فرض مرورگرها رو تنظیم کردم که روی همین پوشه Inbox داخل سیستم عامل باشه.
- یک SharedInbox دارم که به دو شکل ازش بکاپ گرفته می‌شه یکی Syncthing و دیگری Google Drive. فایل‌هایی که نیازه پردازشش روی سیستم دیگه‌ای انجام بشه اینجا کامل همگام‌سازی می‌شن.
- در محل‌های مختلف خونه مثلاً نزدیک در ورودی یا در آشپزخانه یک سری Inbox فیزیکی هست که اقلام فیزیکی که نیازه بعداً بررسی بشن رو اونجا سرجمع می‌کنیم. یک جور Drop Zone محسوب می‌شه که از دکمه پیدا شده روی زمین تا بسته‌های دریافتی داخلش هست. می‌تونید از جعبه یا کاسه‌های تزئینی و امثالهم استفاده کنید.
- یک سری نرم‌افزار مختلف هم هستند که Inbox مجزا دارند مثلاً وظایف برنامه‌نویسی یا ایمیل‌ها و امثالهم. یک سری روتین هم هستند که Inbox خودشون رو دارند مثلاً بررسی جرایم راهنمایی و رانندگی و امثالهم.
- من یک پوشه هم توی کیف یا کوله با خودم دارم که ازش به عنوان Inbox برای کاغذهایی که دریافت می‌کنم استفاده می‌کنم. معمولاً می‌رسم خونه، محتویاتش رو توی Inbox خونه قرار می‌دم.
- یک قلم و کاغذ و همچنین دسترسی به اپ ToDo (من از Things استفاده می‌کنم) هم هست برای نوشتن سریع هر چیزی، مثلاً کاری که بعد یک تماس تلفنی نیازه در آینده انجام بشه یا چیزی که باید به لیست خرید اضافه بشه و امثالهم.
- بهترین و سریع‌ترین نرم‌افزار یادداشت برداری که دیدم Apple Note بوده. اونجا هم از Quick Note به عنوان Inbox استفاده می‌کنم.
- روی Obsidian که برای یادداشت‌های مغز دوم ازش استفاده می‌کنم هم یک Inbox وجود داره برای چیزهایی که نمی‌دونم کجا باید قرار بگیرند. البته یک صف بررسی و یک صف جستجو هم هست که در نوشته دیگه‌ای در موردشون می‌نویسم که چطور از تگ‌ها و Data View برای ایجاد این صف‌ها استفاده کردم.
- برای بررسی Inboxها یک زمان‌بندی مشخص می‌کنم. مثلاً ممکنه یک Inbox لازم باشه روزی دو بار بررسی بشه و Inbox دیگه هفته‌ای یا ماهی یک بار. برای این زمان‌بندی‌ها، یادآوری ثبت کردم یا به صورت Time Block روی تقویم علامت‌گذاری شدند.
- بعضی وقت‌ها، نتیجه بررسی و پردازش یک فایل یا یک مورد به بایگانی شدنش منجر می‌شه، اینجا اون سیستم رنگ‌بندی خودم رو اعمال می‌کنم.
خوبی Inbox اینه که وقتی چیزی به Inbox می‌ره، با توجه به اینکه برنامه‌ریزی برای پردازشش وجود داره، دیگه هیچ بار و فشار فکری نیست. مواردی که گفتم به نظرم ایده‌های ساده‌ای هستند که شاید بسیاری‌شون رو همین الان هم دارید استفاده می‌کنید. این سیستم رو قطعا می‌شه بهتر کرد ولی با همین شرایط هم برای استفاده بهینه از وقت و مرتب کردن و آرشیو خوب اطلاعات و اقلام فیزیکی برای من جواب داده.
پ.ن: به نظرم دنبال ایده Inbox Zero نباشید. همیشه یک سری فایل/آیتم جدید به Inboxهای مختلف شما اضافه می‌شن و این هیچ وقت تمام نمی‌شه. Inbox Zero استرس بی‌خود میاره. به جاش زمان‌بندی مناسب برای بررسی Inboxها رو با ثبت فیدبک‌ها (شاید ژورنال روزانه) اصلاح کنید.